Дигитализация и онлайн управление на бизнес архиви – реализирани проекти, проблеми и перспективи

increase font decrease font
12345 (1 votes, average: 5,00 out of 5)

Деница Цветанова-Чальовски

Използването на данни от обществения сектор притежава огромен потенциал за икономиката и благоденствието на потребителите в ЕС. Но съществуващите регулаторни инструменти и тяхното прилагане, липсата на осведоменост в администрациите и частните предприятия и бавното навлизане на новаторските технологии, спъват развитието на реален пазар за повторна употреба на данни от обществения сектор и не позволяват извличането на максимални ползи от новите възможности, които данните и развиващите се технологии предлагат.

Изложените по-горе факти и събития, директно обвързани с реализацията на различни проекти за създаване на електронни библиотеки, по недвусмислен начин показват практическа значимост и ефективност, произтичащи от използването на такива информационни системи и необходимостта от изграждането им в световен мащаб. Очевидна е ползата от дигитализация на книжовното наследство на всяка нация, затова Европейската комисия отделя голямо внимание и съответно финансиране на проектите, свързани с изграждането на дигитални библиотеки.

Какви конкретни стъпки са предприети, за да се включи и България в този ускоряващ се информационен процес? Описани са два проекта с национално значение, чийто резултати са оценени като „добри практики” във формирането на качествено нова информационна бизнес-среда у нас.

Проект„Дигитална конверсия на кадастъра на България”
Той е част от проект „Кадастър и имотна регистрация”, реализиран със заем 4619-BUL на Световната банка. Съгласно българското законодателство трябва да бъде изградена информационна система (ИС) на кадастъра и оцифряване на кадастралните планове. Целенасочената дейност по изграждане на ИС започва през 1998 г. и продължава и до днес. Подпроектите са свързани със сканиране на нотариални актове и други актове на службите по вписвания от окръжните съдилища. Реализирани са в 2 фази – пилотен и същински проект.
Първият проект започва на 1 юли 2003 г. и приключва на 30 септември 2003 г. Работата се осъществява в окръжните съдилища в градовете Самоков, Асеновград и Балчик. Сканирани са над 45 000 нотариални акта и други документи, прилежащи към тях и са обработени над 130 000 страници. Голяма част от документите, които се дигитализират са подвързани в томове и не е разрешено разподвързването им, поради което се извършва сканиране със специализирани скенери за книги. Базата данни е попълнена със следните индексни полета:

  • вид на нотариалната книга;
  • година на регистрация;
  • номер на тома;
  • брой нотариални актове и други актове в тома;
  • първи и последен номер на документа в тома;
  • брой на липсващите документи в тома;
  • брой страници в тома.

За да се въведе цялата необходима информация в базата се извършва номериране на страниците във всички книги. Процесът по номериране е дълъг, но резултатите са положителни. Благодарение на номерирането стават ясни броя на страниците и тяхната наличност в хартиените документи.
В проекта участват специалисти със следните длъжности: ръководител на проекта, експерт, отговорен за контрола на качеството, експерт по хардуер и поддръжка на софтуера, специалисти, отговорни за сканиране и индексиране, експерти с опит в документалния регистър на нотариални актове и оператори, изпълняващи процесите по сканиране и индексиране на данните в съответните бази.
Основните проблеми, пред които е изправен изпълнителят по време на проекта са свързани с:

  • проверка на реално съществуващите документи в томовете, нужда от честа промяна на настройките на скенерите поради изключително различното качество на хартията и на мастилото (много от нотариалните актове са писани на пишеща машина);
  • прилагане на допълнителни процедури за контрол на качеството на изображението поради окаяното състояние на хартиените документи;
  • откриване на грешки при надписването на хартиените томове и въвеждането на допълнителни данни, когато в регистрите е заведен един том под даден номер, а съществуват няколко такива;
  • въвеждане на допълнителни процедури по описване на номерата на актовете, които се повтарят;
  • реорганизиране на томовете, в които са поставяни и договорни, и правни ипотеки, които е задължително да бъдат разделени и много други;

Идентифицирането и решаването на всички тези проблеми оказва огромно значение и е в помощ при определянето на параметрите за същинския проект. По този начин се въвеждат и съответните актуализации в софтуера за намиране на нотариалните актове и се улеснява изпълнението на последващите проекти. При предаването на проекта бяха описани и препоръките към изпълнителите на същинския проект.

Вторият – същинският проект започва на 1 април 2005 г. и е планиран за 12 месеца, но завършва предсрочно на 1 март 2006 г. Обхватът на проекта включва дигитализиране на документите в службите по вписвания в гр. Благоевград, Дупница, Враца, Монтана, Сливен, Асеновград, Балчик, Самоков, Търговище и Шумен, регистрирани след 1 януари 1990 г. в гр. Добрич. По план трябва да бъдат обработени 1 200 000 страници за период от 12 месеца. Работата по обработката приключва за 11 месеца като са обработени повече от договорените количества документи. Допълнителните обеми са предоставени безвъзмездно. Крайните продукти доставени по проекта са:

  • графични файлове, предадени в многостраничен графичен формат. Използвана е стандартна компресия;
  • имената на файловете са съобразени със структурата, изискана от Агенция по вписванията;
  • базата данни е в стандартен структурен формат, съдържащ имената на файловете и кореспондиращите им индекси;
  • чрез разработения софтуер може многократно да се генерира базата данни като в нея се включват всички графични файлове, намиращи се в посочената директория. Това гарантира, че дори да има срив и базата данни да се повреди, тя може да бъде създадена на ново чрез програмата.
  • софтуерът дава възможност за търсене по индексни атрибути и разглеждане/разпечатване на сканираните изображения. Софтуерът е мрежови (LAN) и дава възможност за едновременна работа от много работни места.
  • предадени са 2 комплекта оптични дискове.

Техническото обезпечение включва широкоформатни скенери със следните характеристики: скенери за документи с възможност за сканиране на документи с размер до А0+. цветно, сива скала и челно-бяло сканиране; скенери за книги и подвързване на документи и скенери за бърза обработка на разподвързани документи.

Технологията на извършване на дигитална конверсия на кадастралните документи включва следните аспекти:

  • сканиране на огромни масиви от документи, съдържащи текстови документи, карти и графики. Дигитализацията на хартиените носители се състои в преобразуване на документите в електронен формат. Освен сканиране, в случая се прилага векторизиране на картите (електронният документ от графика се преобразува във векторно изображение). В случаите, когато липсват карти на съответни райони или същите не са актуални се извършва актуално заснемане на съответните местности.
  • създаване на бази данни, в които се въвеждат данни на собствениците от разписните книги. Направена е детайлна проверка за уникалността на имотните номера в кадастралната карта и са напаснати номерата на имотите от кадастралната карта и регулационните планове. При тази проверка към всеки имот са привързани съответните данни от книгите за собственост.
  • въвеждане на информацията от актовете за общинска собственост, въвеждане на вписаните актове в служба вписвания и привързване на информацията за собствеността към съответните кадастрални и регулационни планове.
  • създаване на информационна система, която да отговаря на нуждите на кадастралната дигитализация.

Предимствата от реализирането на проекта за дигитализация на кадастъра са съсредоточени върху:подобряване на ефективността;

  • сигурност при извършване на сделки с недвижими имоти;
  • бързо и компетентно обслужване на гражданите с кадастрална информация;
  • достъп до кадастралните данни на заинтересовани организации и институции каквито са БТК, Софийска вода, Електроразпределение и др.;
  • надеждност при съхранение на данните в резултат от организацията и контрола на достъп, актуализация на информацията, създаване на резервно копие, съхранявано на отдалечено място.

Проект „Сканиране, индексиране и въвеждане на фирмените дела в Търговския регистър на Република България”
Проектът е свързан с прилагането на Закона за търговски регистър (ЗТР) и по-конкретно на § 4 от Преходните и заключителни разпоредби от ЗТР, който задължава при извършването на задължителната пререгистрацията на фирмите, да се снема електронен образ на цялото прономеровано фирмено дело, находящо се в съответния окръжен или градски съд на Република България. Описан е процесът на дигитализация, възникналите проблеми и намерените решения, както и ползите от дигитализацията на фирмените дела, съдържаща основната документация на фирмите, съществуващи в България.

Проектът е предвиден да се изпълнява в продължение на 3 години с начало 10 април 2008 г., но е реализиран в по-кратки срокове. Сканирането на фирмените дела се реализира в 27 окръжни съда и в Софийски градски съд.

Техническото обезпечение включва:

  • високоскоростни скенери за документи със скорост на сканиране поне 70 листа в минута, възможност за сканиране на документи с различни размери, възможност за едностранно и двустранно сканиране;
  • скенери за подвързани документи, възможност за сканиране на документи с различни размери и възможност за сканиране на документи без разподвързване и без повреждане на документите;

Спецификите на дигиталната конверсия на фирмените дела са свързани със задължителното изискване, обработката да бъде извършена на място в съответния съд, поради изключителното значение на документите. Не е възможно да се направят изчисления за стойността на документите и същите да бъдат застраховани, защото за всяко юридическо лице стойността и значението на всеки отделен документ е различна. При унищожаване или подмяна на документ е възможно дадена фирма да бъде продадена, закупена, сменен управителя и др. действия, които могат да доведат до огромни щети за реалните собственици.

Дигиталната конверсия на фирмените дела се състои в създаване на дигитално копие на хартиените документи, което е идентично с копието направено на копирна машина, но носителят е електронен, а не хартиен. Така дигитализираните документи не представляват набор от символи, а графично изображение в TIF формат.

Технологията на извършване на дигитална конверсия включи следните етапи:

  • изготвяне на протоколи, включващи обработваните дела за съответния ден;
  • номериране на всяка страница преди разподвързване;
  • подготовка на документите за сканиране;
  • сканиране;
  • контрол на качеството на изображението;
  • групиране на страниците по документи;
  • индексиране на всеки документ (създаване на описания на обектите) – включва въвеждането в база данни на критериите, по които ще се извършва търсене;
  • контрол на качеството на индексиране;
  • качване на индексите в интернет посредством специализиран софтуер и със задължително подписване с електронен подпис, който удостоверява лицето сканирало документите, датата и часа на записа;
  • изработване на архив върху оптичен носител;
  • подреждане на документите в първоначалния им вид;

Предимствата от реализирането на проекта за дигитализация на фирмените дела могат да се обобщят в следните направления:

  • безплатен онлайн достъп до фирмените дела;
  • подобряване на ефективността на работа;
  • надеждност при съхранение на данните в резултат от организацията и контрола на достъп, актуализация на информацията, създаване на резервно копие, съхранявано на отдалечено място и сигурност за невъзможност делата да бъдат променяни или изгубвани.

Протичащите процеси на трансформации във всички канали за комуникация със съхраненото в документната медийна област знание показват, че промените са революционни и налагат изпитания, за които по-голяма част от участващите в тези процеси не са подготвени. Независимо, че животът на технологично напредналите страни се преустройва към новите условия на информационното общество от близо 70 години, продължаващото създаване на хартиени документи изисква поддържане на традиционната комуникация с писменото слово – четенето от хартиени носители. Паралелно с това обаче, създадената след интернет цялостна информационна среда, налага нови комуникационни модели, които се подчиняват на новите технологични изисквания и осъществяват информационното осигуряване на всички икономически, технологични и социални дейности. Безспорно ускорението, което се наблюдава във всички отрасли на науката и чийто съвременен израз е интегрирането на различни технологии в конкретни приложения, се обуславя и същевременно изисква незабавен достъп до знания, необходими за цялостното осигуряване на процесите. Икономиката на знанието е не само “превръщане на науката в непосредствена производителна сила”, но и създаване на знание, което да осигури бъдещото обществено-икономическо развитие. Предмостие към тази цел е дигитализацията на бизнес-архивите, като можем да отбележим, че и в България се налага добра практика и са направени първите успешни стъпки в това отношение.

Използвани източници:
Върбанова-Денчева, Кристина. Дигитална конверсия и функционална трансформация на медиите. – София : За буквите : О писменех, 2009. – 386 с.
Еволюцията в услугите за съхранение на дигитални данни 27-10-2011 [Онлайн ресурс]. 19.11.2013, http://www.digital.bg.

Министерство на транспорта, информационните технологии и съобщенията : Официален сайт [Онлайн ресурс]. 11.12.2013, http://www.mtitc.government.bg/page.php?category=475&id=3608.

Представителството в България на Европейската комисия : Официален сайт [Онлайн ресурс], 25.01.2013, http://ec.europa.eu/bulgaria/press_corner/news/181110-digital_bg.htm.

Свободно достъпните данни : Двигател за иновации, растеж и прозрачно управление COM(2011) 882 окончателен, Съобщение от комисията до Европейския парламент, до Съвета, до Европейския икономически и социален комитет и до комитета на регионите, Европейска комисия, 12.12.2011, Брюксел [Онлайн ресурс]. 30.01.2013, http://ec.europa.eu/information_society/policy/psi/docs/pdfs/opendata2012/open_data_communication/bg.pdf.

Тодоров, Юри. Компютърна архивистика за двадесет и първи век [Онлайн ресурс]. 17.01.2013, http://www.clio.uni-sofia.bg/bg/konfarch/Comp_arch_21.pdf.

Цветанова-Чальовски, Деница. Проблематизация на дигитализацията на културно-историческото наследство. Автореферат на дисертация за присвояване на образователна и научна степен „доктор“. – София, 2013 г. – 28 с.

USA. Federal agencies. Audio analog-to-digital converter : Performance specification and test method. Guideline (High Level Performance). Digitization Guidelines Initiative, Version 1.0, 20 August 2012.


Напишете коментар ↓

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

*