Библиотеката към университетския архив – лукс или необходимост?

2013 №17

increase font decrease font
12345 (1 votes, average: 5,00 out of 5)

Александра Трифонова, ЦДАФ на НБУ

Университетските архиви, също както и архивите на научноизследователските институции, заемат важно и специфично място в архивната система на всяка страна, неслучайно и напълно обосновано от 1992 г. към Международния съвет на архивите съществува специална секция, занимаваща се с проблемите на този вид архивни учреждения. От една страна университетският архив е учрежденски архив[1], или с други думи, той е мястото, където се осъществява приемът, отчетността, съхранението и използването на излезлите от текуща употреба документи на ръководството и структурните подразделения на висшето учебно заведение. Теоретико-методологическата и нормативната страна на тези дейности се основава на изискванията на действащото в страната архивно законодателство. Университетският архив като пазител на документи с научна стойност е също така важно средище за изследователска дейност както в областта на историята на дадения университет, така и на висшето образование като цяло. И на трето място, пряко произтичащо от втората функция, понеже съхранява и архивни фондове на свързани пряко или по някакъв друг начин с университета учени, дейци на изкуството и литературата, архивът предоставя възможност за биографични и всякакви други проучвания, базирани върху документалните свидетелства от личен произход. За постигането на по-лесен достъп и по-бързо търсене на съдържащата се в архивните материали информация, изисквана от вътрешни и външни потребители на архива (служители, преподаватели, учени, студенти, граждани др.), съществува система на научно-справочен апарат, под която трябва да се разбира комплекс от взаимносвързани справочници, отчетни и информационни документи на съответния архив (в случая – университетския), създадени именно с цел ефективното обслужване на всички нуждаещи се от архивни сведения. Сред елементите на справочната система фигурира и научно-справочна библиотека по профила на архива. Подробно описание на принципите на съществуване, организация и функциониране на библиотеката е дадено в Методическия кодекс на Главно управление на архивите от 1982 г., чийто актуализиран вариант е отдавна чакан от архивистичната колегия у нас; залегналите в Кодекса постановки визират, разбира се, и научно-справочната библиотека на университетския архив. Ще си позволим малко по-обширни цитати, за да можем да направим едно, макар и не твърде задълбочено, сравнение с действителността днес, както и съответните изводи и пожелания. Встрани от позоваванията ще останат точките от характеристиката, отнасящи се до “по-дълбоко” библиотечни въпроси (напр. “Регистриране на библиотечния фонд”, “Обработка на библиотечните материали”, “Каталози”, отчасти “Организиране на основните видове библиотечни фондове” и “Справочно-библиографско и информационно обслужване”), по отношение на които авторката на статията не се чувства достатъчно компетентна да коментира. Задачите и комплектуването са формулирани от Методическия кодекс по следния начин: “1.1. Научно-справочната библиотека се създава, за да облекчи работата на архивисти и изследователи над документите на архива. Задачите ѝ са: набавя и обработва книги и други печатни издания; организира тяхното използване; води справочно-библиографска работа и популяризира книжния фонд; изучава читателските искания и оказва помощ на читателите при подбора на литературата. 1.2. В съответствие с профила ѝ библиотеката комплектува: събрани съчинения и отделни трудове на класиците на марксизма-ленинизма, литература по философия, право, политическа икономия и по общо исторически въпроси; закони, укази и постановления на държавните органи; енциклопедии, речници, справочници по административно-териториалното деление, статистически и търговско-стопански справочници, биографични материали и указатели, адресни книги и други справочни издания; научна, научно-справочна и учебна литература по теория и практика на архивното дело в България и другите страни; издадени архивни справочници; научни трудове, сборници от документи и други издания, осъществени на основата на документи от държавните архиви; литература по история на учрежденията, народното стопанство и културата на местния край, а така също по история на литературата, изкуството и други, в съответствие с профила на архива; официални ведомствени издания и печатни материали от научен и справочен характер по история и текуща дейност на учреждения, организации и отделни лица, документите, на които подлежат на държавно съхранение; произведения на художествената литература, а така също отделни течения от периодични издания, имащи непосредствено отношение към съхраняваните лични фондове; списания и вестници с партийно-политически и научно-справочен характер; изобразителни материали, издавани за популяризиране на архивните документи; географски и исторически карти на България и нейните съседи. 1.3. Комплектуването на научния фонд става чрез: покупка от книжарските магазини, от службите за централно снабдяване, от книгопоща, от антикварни книжарници; дарения от учреждения и организации, от частни лица, от други библиотеки; депозит; присъединяване на частни сбирки от книги при комплектуване на лични фондове. Методическите указания по организирането и ръководството на библиотеката гласят: “Всяка библиотека организира дейността си съгласно разпоредбите на своя устройствен правилник и нормативните документи по библиотечно дело. Правата, задълженията и отговорностите на библиотекарите се определят от устройствения правилник на библиотеката. Планирането на библиотечната работа се извършва чрез годишни планове, а отчитането чрез шестмесечни и годишни отчети. От документите на библиотеката се запазват за постоянно инвентарните книги, книгите за движение на библиотечния фонд, предавателните списъци и книги, годишните планове и отчети.” Регистрирането на библиотечния фонд, обработката на библиотечните материали, съставянето на каталози, организирането на основните видове библиотечни фондове и други подобни въпроси се извършва при съблюдаване на “Наредбата за запазване на библиотечните фондове”, “Правила за описване на книгите в научните и големите библиотеки и за нареждане на фишите в азбучния каталог”, “Правила за описване на периодични издания” и БДС 9735-72 “Описване на печатните произведения за библиографски и информационни издания и за библиотечни каталози”. Ето и инструкциите за опазване и предоставяне на документите: “Библиотечните материали се съхраняват и използват в самостоятелни, добре обзаведени помещения, снабдени с климатични, вентилационни, противопожарни и други предпазни съоръжения според специалните изисквания и нормативи. Обслужването на читатели се организира така, че да се осигурява контрол на използването на библиотечните материали в библиотеката и на изнасянето им извън помещенията на библиотеката. […] Използването на библиотеката става въз основа на “Правила за обслужване на читателите в библиотеката. Всички библиотечни материали, които се заемат от читателя за външно ползване, се вписват в читателската му карта или на заемна бележка. Ако библиотеката не притежава търсените материали, те могат да се поискат по междубиблиотечно заемане, което е уредено с “Правилник за междубиблиотечно заемане”. Библиотеката извършва регистриране на читателите, на посещенията и на използваните библиотечни материали.” И за да приключим с може би вече станалите отегчителни цитати, ще приведем откъси от указанията за извършаване на справочно-библиографско и информационно обслужване: “Библиотеката обслужва читателите си с библиотечно-библиографски справки и консултации, и с библиографска информация за новопостъпващата литература. Тя разпространява също така библиотечни и библиографски знания съобразно своите задачи, интересите на читателите и персоналните възможности. Библиотеките с един библиотекар извършват предимно устни справки, провеждат масови библиографско-информационни начинания, подпомагат и консултират читателите при работата им със справочния апарат и за повишаване на тяхната библиотечно-библиографска култура. Библиотеките с персонал повече от четирима библиотекари отделят 4 часа на ден за изпълнение на искания, за писмени справки, свързани с политическа просвета, професионална квалификация, учебно-възпитателна работа и за съвместни културно-масови начинания с обществените организации.”[2]

Това е теорията, как е на практика обаче? За съжаление трябва да отбележим, че (тук се надяваме наблюденията ни да са грешни и да бъдат опровергани) в България не е голям броят на обособените като самостоятелни отдели на университетската администрация архиви. В доста случаи архивът е част от звено “Канцелария и деловодство” или “Административно обслужване” – това му място само по себе си говори, че там се извършват действия главно по съхраняването, отчитането и използването на излезлите от текущ оборот документи и по предоставянето на управленска и справочна информация, т. е. е застъпена само една страна от архивните дейности. Друг вариант е съществуването на архива като отдел или сектор към университетската библиотека, което предполага акцентиране върху използването на архивните документи, а именно върху информационно-популяризаторските функции на архива, като по този начин той може да бъде възприеман по-скоро като научноинформационен център и база за изследователска дейност на вътрешни и външни потребители. Възможно е да има и по-различни “форми на живот” на университетския архив, но поради не твърде добрата, а понякога и изобщо несъществуваща комуникация между университетските архивисти (или натоварените да се занимават и с архивни задачи служители) засега не разполагаме с подобни данни. Сред съществуващите като самостоятелни звена в университетската структура архиви, в които се развиват всички или повечето основни архивни дейности (подбор, комплектуване, регистриране, обработка, съхраняване и предоставяне за използване на архивните документи от служебен и личен характер), са Университетският архив на Софийския университет “Св. Климент Охридски”, Университетският архив на Техническия университет – София, Централният архив на Университета за национално и световно стопанство (макар и под “шапката” на университетската библиотека, ползва се със значителна автономност), Центърът за документи и архивни фондове на Нов български университет, Архивът на Варненския свободен университет и др. Упражняването на различните видове архивни дейности в тези университетски подразделения, и най-вече на информационното им направление, изисква, както беше изтъкнато по-горе, добре развит научно-справочен апарат към съхраняваните документи, в това число и наличието на специализирана библиотека към архива. Поради причини, свързани главно с вече посочената недостатъчна комуникация между университетските архивисти, не е възможно да представим тук сведения за състоянието и развитието на тази важна мини институция на българска университетска почва (доколкото изобщо тя съществува; в личен разговор с автора началникът на отдел “Централен архив” в УНСС сподели, че проектират създаването на такава библиотека). Ще се опитаме да опишем как би могла да изглежда и функционира научно-справочната библиотека към университетския архив, за да изпълнява ролята на важен помощник в работата на архивисти, преподаватели, студенти, външни изследователи и др., ако разбира се, са налице необходимите условия от финансово, организационно и кадрово естество и се спазват указанията на действащата архивна методика. По отношение на задачите – така както са дадени в глава XIV на Методическия кодекс – по същество остават същите (набавяне и обработване на книги и други печатни издания, организиране на използването им, информационна, справочно-библиографска и популяризаторска дейност, обслужване на читатели), но при внедряването и прилагането на най-новите технологии и практики в областта на библиотечното дело. Какво задължително трябва да присъства в библиотеката на университетския архив? Твърде далеч от съмнение е, че извън обсега на комплектуването ще останат творчеството на класиците на марксизма- ленинизма, както и периодичните списания с партийно-политически характер, абсолютно необходим съставен елемент от фонда на библиотеката преди 30 години. Закони, укази и постановления на държавните органи – днес без особени усилия актуалните броеве на “Държавен вестник” могат да се проследяват в Интернет; все пак би било уместно да бъдат на разположение и по-стари течения на вестника, а също и отделни издания на по-важните нормативни актове на държавната власт. Стигаме до най-съществената част – литературата по архивно дело и история. Благодарение на усилията на проф. д-р Андриана Нейкова (преподавател в Катедрата по архивистика и помощни исторически науки в Историческия факултет на Софийския университет “Св. Кл. Охридски”) и Давид Нинов (историк, архивист, понастоящем – специалист в Националния военноисторически музей) от няколко години съществува       “Електронна библиотека по архивистика и документалистика” – наистина изключително ценна придобивка за интересуващите се и занимаващите се с история и архиви. Публикуваните там текстове са обособени според вида си в секциите “Статии”, “Монографии”, “Документални издания” и “Архивни справочници”, а в зависимост от предметно-тематичната си насоченост – в подсекциите “Архивистика”, “Българска история” и “Световна история”[3]. Постигнатото от колегите е много, твърде много, но не е достатъчно, за да можем изцяло да се осланяме на него. Затова си остава като императивно изискване комплектуването с “научна, научно-справочна и учебна литература по теория и практика на архивното дело в България и другите страни, издадени архивни справочници, научни трудове, сборници от документи и други издания, осъществени на основата на документи от държавните архиви”; тук трябва да добавим и периодични издания с архивистична насоченост. Същото важи и за литературата по българска и световна политическа, социална, културна, религиозна и др. история. С оглед на специфичния профил на университетския архив трябва да се наблегне особено върху набавянето на издания, свързани с историята на университета и на висшето образование у нас и в чужбина, а също и разглеждащи развитието на преподаваните в университета дисциплини. Тъй като в университетския архив се приемат, обработват и съхраняват лични фондове на преподаватели и други лица, свързани пряко или косвено с университета, желателно е сред библиотечните документи да присъстват различни издания, свързани с живота и делото на фондообразувателите (биографични материали, произведения на художествената литература и др.). В състава на библиотеката се включват и сбирките от книги към личните фондове, приети заедно с архивните документи. И още един особено необходим елемент – всякакъв вид справочници (исторически, географски, технически, медицински и др.), енциклопедии, речници, образуващи подръчния фонд на библиотеката. Като основни начини за комплектуване се очертават покупката, даренията от организации, други библиотеки, частни лица, книгообменът и присъединяването на личните книжни колекции на фондообразувателите на архива. Организирането и ръководството на библиотеката – продължават, както и в указанията отпреди 30 години, да се регламентират от разпоредбите на специално изработен за целта устройствен правилник. Удачен вариант е електронният каталог на библиотеката да е включен в каталога на университетската библиотека, също така биха били приветствани всякакви форми на сътрудничество между двете институции. Тъй като университетският архив като самостоятелно структурно звено е замислен и като публичен информационно-документален център, съответно следва да няма и проблеми с достъпа до прилежащата научно-справочна библиотека, единствено при предоставянето на ценни и редки издания (например от личните библиотеки на фондообразувателите) и други библиотечни документи (по преценка на ръководството на архива) трябва да има известни ограничения – да се ползват само на място, в читалнята на библиотеката (ако е има такава) или на архива. Тези въпроси се уреждат с “Правила за обслужване на читателите в библиотеката”. Регистрирането на библиотечния фонд, обработката на библиотечните материали, съставянето на каталози, организирането на библиотечните фондове, справочно-библиографското и информационно обслужване и други чисто библиотечни дейности се извършват в съответствие с актуалните нормативни разпоредби в областта на библиотечното дело и при задължителното прилагане на най-новите постижения в информационните технологии в същата тази сфера. Съвременно за второто десетилетие на XXI в. звучи залегналото в Методическия кодекс изискване за съхраняване на библиотечните материали в самостоятелни, добре обзаведени и отговарящи на всякакви общи и специални норми помещения. Що се отнася до кадровата осигуреност, оптималният вариант е в библиотеката да работят двама човека (които да са заети само на това работно място), като единият задължително да притежава образование по библиотечно-информационни науки, другият да е историк, архивист или с друга хуманитарна специалност. Разбира се, от техните задължения отпадат провеждането на политическа просвета, учебно-възпитателна дейност, съвместни културно-масови начинания с обществените организации и въобще инициативи, характерни за епохата преди 10 ноември 1989 г. Основните задачи на служителите в библиотеката на университетския архив са предоставянето на компетентни библиотечно-библиографски справки, полагане на усилия за създаване и развитие на сътрудничество с други библиотеки в страната и чужбина, оттам и грижи за разширяване на начините на комплектуване на библиотечния фонд, постоянно изучаване на потребностите и интересите на потребителите, не на последно място и популяризирането на библиотечния фонд и на дейността на библиотеката като цяло.

Тук ще приведем за сравнение и някои кратки данни от 2010 г. и 2012 г. (септември) за специализираната публична Библиотека на Института за история на Карловия университет и Архива на Карловия университет в Прага[4] (Knihovna Ústavu dějin Univerzity Karlovy a Archivu Univerzity Karlovy). През 2010 г. тя разполага общо с 47 890 библиотечни документа, броят на заглавията на получаваните периодични издания е 109. Обслужва се от двама библиотекари, работните часове през седмицата (от понеделник до петък включително) са 40. Разполага с 15 читателски места, а регистрираните читатели достигат през същата тази година 129 човека; постъпленията наброяват 980 тома. Заемането на библиотечни документи за дома се допуска само за служители на Архива, на останалите потребители се предоставят в читалнята – съгласно Правилник за заемане и ползване на книги, вестници и списания, издаван от директора на Архива. В електронния каталог на Библиотеката, който е съставна част на Централния каталог на Карловия университет (CKIS), търсенето се извършва в следните бази данни: «Книги», «Периодика (списания)», «Електронни списания», «Дипломни работи и дисертации» (със забележката, че се съхраняват в Архива на Карловия университет») и «Статии и отпечатъци от трудове».  През септември 2012 г. в библиотеката влизат 45 постъпления, от които 18 (монографии, сборници със статии, списания и др.), свързани с историята и дейността на университети в Чехия и други европейски държави – това е и основната насоченост при комплектуването. Останалите новопостъпили печатни издания се вписват в рубриките “История на Чехия”, “Световна история”, “Археология”, “Архивистика и помощни исторически дисциплини”, “Философия”, “Право” и др. В дългосрочния план за развитие на Института по история и Архива на Карловия университет за 2011-2015 г. като едно от основните средства за постигане на високи резултати в научноизследователската дейност, осъществявана от Института и Архива, се посочва полагането на особени грижи за развитието и попълването на специализираната библиотека и системно участие в осигуряването и предоставянето на модерни библиотечни услуги в рамките на университета[5].

Искрено вярваме, че и за България не е далеч денят, когато към архивите на университетите и на другите видове висши учебни заведения, а също и към архивите на научните институции ще функционират добре уредени научно-справочни библиотеки, които няма да са нито лукс, няма да са вече и сериозна необходимост, а ще са напълно естествена част на тези архиви и важни справочно-библиографски и информационни центрове, обслужващи архивисти, историци и всички интересуващи се от миналото на даденото висше училище и от всякакви други въпроси, на които архивът заедно със специализираната библиотека към него може да даде отговор.


[1] Тук трябва да направим уговорката, че в някои европейски университети (напр. в Националния университет “Киево-Могилянска академия” (Украйна) и др.) учрежденският архив съществува и функционира отделно от Научния архив на университета.

[2] Всички приведени дотук цитати са от: Методически кодекс на Главно управление на архивите при Министерски съвет, С., 1982, ч.  II (“Методически указания за работата с документите в архивите на НРБ – обща документация), гл. XIV (“Научно-справочна библиотека на архив”), с. 308-316.

[3] www.electronic-library.org.

[4] Университетско звено, състоящо се от две части (Институт за история на Карловия университет и Архив на Карловия университет), чиито компетенции не са строго разграничени, а се преплитат и взаимно се допълват; имат общо ръководство. Главните задачи на това университетско подразделение са грижата за архивните материали, възникващи от дейността на университета и от дейността на преподавателите и студентите в миналото и сега, а също така съхранението и допълването на книжните фондове, свързани предимно с историята на Карловия университет, с историята на образованието в международен мащаб и с чешката история.

[5] Тази информация може да се намери на страницата на Института по история и Архива на Карловия университет в Прага: www.udauk.cuni.cz.


Напишете коментар ↓

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

*