Миграция от баркод към RFID идентификация

increase font decrease font
12345 (3 votes, average: 5,00 out of 5)

Радостина Тодорова

В края на 2004 г. в библиотеката пристигна писмо от фирма, предлагаща разработка на системи за управление на достъпа, базирани на RFID (Radio Frequency IDentification) технология. Самото писмо не e запазeно, но е виновникът за всички последвали събития. RFID технологията улеснява дейността на библиотекаря, но как работи в детайли не бе известно.

Какво може и какво не може RFID
Такъв тип технология е използвана по време на Втората световна война от британците за идентификация на въздухоплавателни средства чрез системата „Приятел или враг”. Тогава устройствата й за използване са огромни и затова не се прилага в индустрията. Развитието на техниката направи възможно интегриране на различни схеми и радиотранзистори в единствен чип. Днес основните приложения на радиочестотната идентификация са в транспорт, логистика, медицина, земеделие, охрана и контрол на стоки в търговските обекти и много други.

Какво е приложението на RFID в библиотеките? Не само литературата бе проучена, но се инициира и кампания за запознаване на библиотекарите с нея. В помощ са семинарите, организирани от Български информационен консорциум:

  • Библиотечните осигурителни системи – технологии и практически решения, Биляна Александрова, Американски университет в България, 4-то издание на Ден на технологиите, 2004 г.;
  • Информационни решения за библиотеки, Пламен Петков Булсист Бг, 6-то издание на Ден на технологиите, 2005 г.;
  • RFID достигна своята зрялост в библиотеките, Пиер Матиньон, TAGSYS, 6-то издание на Ден на технологиите, 2005 г.;
  • Нови технологични стандарти за обслужване на читателите, Пламен Петков, Булсист Бг, 8-о издание на Ден на технологиите, 2006 г.;
  • Библиотечната програма на компания 3М в България, Станислав Дренски, 3М България, 10-то издание на Ден на технологиите, 2007 г.;
  • Автоматизация за библиотеките, предлагана от 3M, Биляна Йорданова, 3М България, 11-то издание на Ден на технологиите, 2008 г.;
  • Информационното обслужване, базирано на RFID технологията в Библиотечно-информационния център на СВУБИТ, Събина Ефтимова и Елена Игнатова, 1-во издание на Добри библиотечни практики, 2008 г.;
  • Автоматизирано събиране и обработка на статистическа информация в библиотеката на НБУ, Алие Байрактар, Нов български университет, 2-ро издание на Добри библиотечни практики, 2008 г.;
  • Системата – rfidbook, Бисер Стоянов, РФИД България, 12-то издание на Ден на технологиите, 2009 г.

Отговорите на въпроса “Какво може и какво не може RFID?” не са еднозначни. Добавя се всяко открито парченце знание към пъзела и постоянно се коригират начертаните планове. Основните преимущества на RFID са по-голямото количество информация, „четене“ от разстояние, дори без пряка видимост, едновременна идентификация на голям брой обекти, възможно многократно записване и устойчивост на външни влияния (температура, влага, химикали и др.).

Анализ на съществуващата система за баркод идентификация
Преди началото на мигрирането от баркод към RFID идентификация библиотеката анализира съществуващата система и набеляза редица проблеми.

Библиотеката издава ламинирани читателски карти с баркод на бюро “Заемна служба”. Потребителите не ги получават веднага след регистрация, защото се изработват на друго място. Това предполага още едно посещение за получаване. Ламинираната карта не е физически устойчива, а времето й за ползване е около 5 години, средна продължителност на следването. Отбелязваната ръчно заверка за всеки семестър също е проблем, тъй като лесно се фалшифицира. Пропускателният контрол в библиотеката се извършва от охранителна фирма. Служителят й проверява валидността на всяка читателска карта и това отклонява неговото внимание от основното му задължение.

При поставяне на баркод в документите се допускат технически грешки. В нашата библиотечна практика е прието, инвентарният номер да бъде и баркод. Поставянето на етикета се извършва ръчно и е възможно разминаване в номерата. Проблем е замяната на повреден с нов. Отпечатва се нов баркод и документът се изважда от оборот за няколко дни. Освен това около 80% от библиотечния фонд е разположен „на свободен достъп”. Несъзнателното или понякога съзнателно разместване на документите ги прави неоткриваеми както за персонала, така и за читателите. Ежедневното търсене и подреждане на този фонд изисква големи усилия и време на библиотекари и технически сътрудници. А те могат да се насочат към по-съществени дейности.

Библиотеката на НБУ е изключително посещавана. През 2005 г. заетите библиотечни документи възлизат на 78237. Ако добавим още толкова транзкции за връщане на съответните документи се получава внушителната сума от 167400 вчитания на баркод. Чувствителните скенери не винаги разпознават точно щрих кода. Необходима е само малка повреда или незначителна разлика в разпечатването, което води до забавяне при обслужване, тъй като кодът трябва да се набере ръчно. Допълнително забавяне при записването на документи за дома създава мястото на баркода в книгата. С цел да бъде предпазен от повреда се поставя на титулната страница. Библиотекарят трябва първо да отгърне на титула, за да въведе кода, а след това да прелисти и стигне до корицата за поставяне на дата за връщане. С цел постоянно следене движението на документите в библиотеката, всичко което се ползва в читалня също се записва, подобно на заемането за дома. Това предизвиква неудобство за читателите, защото отнема време и води до струпване на хора пред бюрото в читалната зала.

Провеждането на пълна или частична инвентаризация винаги е проблем. И той става още по-голям, когато библиотеката не затваря. При извършването на този процес номерът на всеки документ се въвежда чрез баркод скенер в модул на библиотечно-информационната система. Затова части от фондовете се преместват до най-близките компютри. Документите, които са в циркулация създават допълнителен проблем, тъй като за тях трябва да се разработи отделна процедура, която да гарантира включването им в процеса на инвентаризация.

Благодарение на интегрираната библиотечно-информационна система Q Series, още от 1999 г. библиотеката разполага със статистическа информация за ползването на библиотечните фондове. Но статистика за читателите не се поддържа съобразно нашите стандарти. Въпреки че читателските карти имат баркод, той служи само за въвеждане на номера на потребителя в библиотечната система, а статистиката се изработва ръчно.

Дефиниране на изисквания към идентификация на читатели и библиотечни документи
Като библиотека, ориентирана изцяло към своите читатели и постоянно усъвършенстваща сферата на обслужване, бе необходимо да се вземат решения за отстраняване на изложените по-горе проблеми. Дефинирани са няколко основни изисквания към идентификация на читатели и библиотечни документи:

  • читателите да се идентифицират самостоятелно;
  • картите да бъдат по-трайни;
  • развитие на допълнителни услуги за самостоятелно заемане и връщане на документи, с цел увеличаване капацитета на заемното бюро;
  • библиотечните документи да се записват по-бързо;
  • номерата на библиотечните документи да бъдат поставяни върху тях без грешки;
  • местонахождението на документите да бъде известно във всеки момент;
  • при инвентаризация да не се налага пренасяне на документи до компютър;
  • автоматично събиране и обработване на статистически данни за читатели и посещения.

След анализ на съществуващото състояние и съставяне на изисквания за идентифициране на читатели и документи се оказа, че RFID технологията е възможно решение на проблемите.

Планиране и изпълнение
Процесът на миграция от баркод към RFID идентификация е дълъг и трудоемък. За да се осигури плавна промяна бе разделен на три етапа:
1. Разработване и внедряване на система за регистрация и контрол на достъпа от 2005 г. до 2007 г.
2. Поставяне на RFID таг с чип върху всеки библиотечен документ от 2008 г. до 2010 г.
3. Внедряване на библиотечни услуги за самообслужване от 2011 г. до 2015 г.

 

Реализация на първи етап

В началото на 2005 г. започна разработване и внедряване на система за регистрация и контрол на достъпа. Тя се казва Libra, а разработчик е фирма Булсист. След изготвяне на техническо задание, последва период на разработване на софтуера. Тестовете се провеждат през лятото на 2005 г. и от началото на академичната 2005/2006 г. библиотеката започна автоматизирано издаване на читателски карти, базирани на RFID технологията. Софтуерът е интегриран с библиотечно-информационната система. След внедряването му времето за регистрация се съкрати чрез автоматично въвеждане на име, адрес и други данни едновременно в двете системи. Читателската карта се разпечатва върху пластмасова и веднага се предоставя на читателя. При интегрирането на двете софтуерни платформи възникват проблеми и това наложи създаване на нови читателски записи (с нови номера) за всички. През 2006 г. и 2007 г. е осъществена пълна подмяна на 10 000 записа и са преиздадени същото количество читателски карти с RFID. Монтираните безконтактни четци на входа и на други места в библиотеката събират допълнителна информация за движението на читателите, която се отразява в личните им записи в Libra. Вече не се налага поставянето на заверка върху картите. Удължаването на срока се извършва само в библиотечно-информационната система, която подава данни към Libra . По този начин безконтактните четци на входа пропускат само оторизирани потребители. Читателската карта е и вход към потребителското пространство в електронния каталог на библиотеката. В Libra е създаден допълнителен модул, осигуряващ възможност за извеждане на богат набор от статистически отчети, за читателите и посещенията съобразно българската практика.

Реализация на втори етап
Етапът с подмяната на читателски карти приключва в началото на 2008 г. Следващото предизвикателство е снабдяване на 160 000 библиотечни единици с RFID. През същата година библиотеката премина от настолна към WEB -базирана версия на библиотечния софтуер. Това предопредели избора на доставчик за оборудване и RFID тагове, тъй като в новата версия на библиотечната система има разработен модул за самообслужване, съвместим с продуктите на 3M. Планирането на всички детайли отне почти година, тъй като освен преценка, от какво се нуждаем и от какво не, бе необходимо да се осигури финансиране за техника и огромен брой RFID чипове.

Определени са 4 работни места, на които да се поставят RFID станции за програмиране на тагове. В проекта бе включена и промяна на системата за охрана на фонда, като бе решено да се премине към електромагнитна защита. Така в началото на 2009 г. са закупени малко количество RFID етикети и електромагнитни ленти и започна тестване. Целта бе персоналът да се обучи да работи с новата техника и да придобие навици за правилно програмиране, препрограмиране и поставяне на чипове. Техниката за поставяне на електромагнитната лента също бе усвоена от библиотекарите. По този начин се обработват само новопостъпили документи. За съжаление през цялата година продължи поставянето на баркодове и защитни етикети за старата система, за да се извършва нормално обслужването.

През 2010 г. предстои мащабното поставяне на RFID чипове върху всички документи и покупка на техника за работните места в обслужване. Високата цена на специалното устройство за автоматичен трансфер от баркод към RFID се оказа определяща и поради това са закупени още три работни станции за програмиране. Първоначално те се използват за целите на миграцията, а по-късно са поставени на работните места, свързани с обслужване на читатели (заемна служба, справочно-библиографска информация и читалня). Вече бе подготвена доставката на необходимите количества RFID етикети и електромагнитни ленти. С цел да се намали обемът на работа и да се спестят средства бе взето решение книгите, които се намират в хранилище, да не са обект на миграцията. Освен това бе извършен анализ на ползваемостта на книгите от фонда на «свободен достъп». Тези от тях, които не са ползвани последните 5 години, са преместени в хранилище и не участват в процеса на миграция. Ако библиотечните единици, разположени в хранилище бъдат ползвани, то те се обработват с чип и магнитна лента. При периодичните издания се поставя по един RFID етикет на том, а не на всеки брой. За броевете, пристигащи по абонамент, с оглед на защита се поставя само електромагнитна лента.

Сформирани са седем екипа, които ежедневно да работят със седемте работни станции за програмиране. Всеки екип се състои от трима човека. Първият взема малка част от фонда и я транспортира до станцията за програмиране. Вторият поставя лента за електромагнитна защита. Третият с помощен софтуер, предоставен от 3M, програмира RFID чипа, като прочита с помощта на баркод скенер номера от баркод етикета, въвежда го в тага и го запаметява. Благодарение на създадената организация за пълно натоварване на техниката, миграцията за фондовете от книги и периодични издания е завършена за 4 месеца. През цялото време библиотеката не затвори и продължи да работи с читатели, като за документите в циркулация отново бе приложена специална процедура, гарантираща поставянето на лента и програмиран чип.

Предстои следваща важна стъпка – “свързване чрез RFID” на библиотечните единици и читателските карти. През месеците август и септември на 2010 г. са проведени тестове с вече монтираната нова врата за охрана на електромагнитен принцип. Тя реагира на поставената в документа активирана електромагнитна лента. Вратата не се задейства, когато лентата е деактивирана със специално устройство. То е предназначено за заемане и връщане на документи, като извършва деактивиране или активиране на електромагнитната защита на документа и прочита информацията от RFID чипа едновременно.

Извървян бе дълъг път, съпроводен с много усилия, за да може обслужването на читатели от академична 2010/2011 г. да се извършва изцяло на базата на RFID идентификация.

В рамките на втори етап е планирана покупка на мобилно устройство за осъществяване на инвентаризация, подпомагащо подреждането на фондовете и локализиране на конкретни библиотечни единици. Тестовете, проведени към момента, са успешни.

 

Допълнителни ефекти
Управление на достъпа до бази данни
Благодарение на системата за контрол на достъпа Libra и интеграцията й със софтуера EZproxy (на OCLC) е осигурен оторизиран отдалечен достъп до електронни ресурси извън университетската мрежа. В т.нар. user файл се въвеждат всички акаунти, имащи право да достъпват, чрез EZproxy през уеб, електронните ресурси. Този файл следва структура, която се изисква за функционирането на софтуера. Благодарение на разработчиците на Libra, служителите могат своевременно да генерират файл с нужните данни при регистрация на нов потребител. Освен това тя автоматично генерира т. нар. user.txt, който се изпраща към сървъра по FTP по няколко пъти на ден за актуализиране на данните на читателите с валидни карти.

SMS известяване
Използвайки метода на наблюдение на поведението на читателите в момента, когато научават, че имат финансово задължение, се стигна до решение, за пренасяне на модел за комуникация с потребители от друг сектор на услугите (банков сектор). Така през есента на 2009 г. е разработена платформа за sms известяване. Услугата е насочена към читатели с просрочени документи и дължими глоби за тях. Интегрирани данни от библиотечно-информационната система EOS WEB и системата за управление на достъпа Libra, се препращат към online платформата на фирма TeraComm за изпращане на кратки информативни съобщения. По този начин всички читатели на библиотеката на НБУ, с актуален номер на мобилен телефон, без значение към кой оператор и имат просрочени документи към момента, получават sms известие. Текстът на съобщението е предварително съставен и автоматично се подава заедно с данните на читателя към платформата на TeraComm, като се изчислява размерът на дължимата глоба за пресрочените документи.

Колекция аудиовизуални документи на „свободен достъп”
Статистическите данни за 2009 г. сочат намаляване на ползваемостта на оптични носители. Комплектуването на този вид документи е широко застъпено и колекцията се обогатява постоянно. Благодарение на внедрената електромагнитна защита на документите е взето решение, филмите и музикалните дискове да бъдат изложени на свободен достъп в специални заключващи се кутии. Цялата колекция е снабдена и с RFID. При желание за заемане на филм или музикален диск на бюро “Заемна служба” се извършва вписване в електронния запис на читателя и отключване на кутията със специално устройство.

Постигнати резултати

  • Бърза регистрация и издаване на читателски карти, които отварят вратата на библиотеката без намесата на охранител;
  • Висока издръжливост и дълъг живот на пластмасовите карти с RFID чип;
  • Висока скорост на обслужване при заемане и връщане на документи;
  • Висока степен на точност при прочитане на информацията от RFID чипа в библиотечната система;
  • Улесняване и съкращаване на времето за провеждане на инвентаризация чрез използване на мобилно устройство;
  • Използване на мобилно устройство за подреждане на фондовете и откриване на разместени документи;
  • Реакция със звуков и светлинен сигнал на електромагнитната вратата за охрана само при нерегламентирано изнасяне на библиотечен документ;
  • Осигурен достъп до бази данни от домашен компютър, като през 2009 г. са регистрирани 4 065 посещения, които през 2010 г. достигат до 47 896;
  • Голяма събираемост на дължимите глоби за просрочено ползване на заети документи след внедряване на SMS известяване. Като допълнителен ефект се наблюдава повишено използване на електронната услуга за презаписване на заети вече документи от потребители чрез профила им в електронния каталог;
  • Свободният достъп до аудиовизуални документи увеличи ползването им с 25 % спрямо 2009 г.;
  • Напълно автоматизирано събиране и анализиране на статистически данни за читатели, посещаемост и използване на бази данни от домашни компютри.

Напишете коментар ↓

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

*