Миграция от баркод към RFID идентификация

Радостина Тодорова

В края на 2004 г. в библиотеката пристигна писмо от фирма, предлагаща разработка на системи за управление на достъпа, базирани на RFID (Radio Frequency IDentification) технология. Самото писмо не e запазeно, но е виновникът за всички последвали събития. RFID технологията улеснява дейността на библиотекаря, но как работи в детайли не бе известно.

Какво може и какво не може RFID
Такъв тип технология е използвана по време на Втората световна война от британците за идентификация на въздухоплавателни средства чрез системата „Приятел или враг”. Тогава устройствата й за използване са огромни и затова не се прилага в индустрията. Развитието на техниката направи възможно интегриране на различни схеми и радиотранзистори в единствен чип. Днес основните приложения на радиочестотната идентификация са в транспорт, логистика, медицина, земеделие, охрана и контрол на стоки в търговските обекти и много други.

Какво е приложението на RFID в библиотеките? Не само литературата бе проучена, но се инициира и кампания за запознаване на библиотекарите с нея. В помощ са семинарите, организирани от Български информационен консорциум:

  • Библиотечните осигурителни системи – технологии и практически решения, Биляна Александрова, Американски университет в България, 4-то издание на Ден на технологиите, 2004 г.;
  • Информационни решения за библиотеки, Пламен Петков Булсист Бг, 6-то издание на Ден на технологиите, 2005 г.;
  • RFID достигна своята зрялост в библиотеките, Пиер Матиньон, TAGSYS, 6-то издание на Ден на технологиите, 2005 г.;
  • Нови технологични стандарти за обслужване на читателите, Пламен Петков, Булсист Бг, 8-о издание на Ден на технологиите, 2006 г.;
  • Библиотечната програма на компания 3М в България, Станислав Дренски, 3М България, 10-то издание на Ден на технологиите, 2007 г.;
  • Автоматизация за библиотеките, предлагана от 3M, Биляна Йорданова, 3М България, 11-то издание на Ден на технологиите, 2008 г.;
  • Информационното обслужване, базирано на RFID технологията в Библиотечно-информационния център на СВУБИТ, Събина Ефтимова и Елена Игнатова, 1-во издание на Добри библиотечни практики, 2008 г.;
  • Автоматизирано събиране и обработка на статистическа информация в библиотеката на НБУ, Алие Байрактар, Нов български университет, 2-ро издание на Добри библиотечни практики, 2008 г.;
  • Системата – rfidbook, Бисер Стоянов, РФИД България, 12-то издание на Ден на технологиите, 2009 г.

Отговорите на въпроса “Какво може и какво не може RFID?” не са еднозначни. Добавя се всяко открито парченце знание към пъзела и постоянно се коригират начертаните планове. Основните преимущества на RFID са по-голямото количество информация, „четене“ от разстояние, дори без пряка видимост, едновременна идентификация на голям брой обекти, възможно многократно записване и устойчивост на външни влияния (температура, влага, химикали и др.).

Анализ на съществуващата система за баркод идентификация
Преди началото на мигрирането от баркод към RFID идентификация библиотеката анализира съществуващата система и набеляза редица проблеми.

Библиотеката издава ламинирани читателски карти с баркод на бюро “Заемна служба”. Потребителите не ги получават веднага след регистрация, защото се изработват на друго място. Това предполага още едно посещение за получаване. Ламинираната карта не е физически устойчива, а времето й за ползване е около 5 години, средна продължителност на следването. Отбелязваната ръчно заверка за всеки семестър също е проблем, тъй като лесно се фалшифицира. Пропускателният контрол в библиотеката се извършва от охранителна фирма. Служителят й проверява валидността на всяка читателска карта и това отклонява неговото внимание от основното му задължение.

При поставяне на баркод в документите се допускат технически грешки. В нашата библиотечна практика е прието, инвентарният номер да бъде и баркод. Поставянето на етикета се извършва ръчно и е възможно разминаване в номерата. Проблем е замяната на повреден с нов. Отпечатва се нов баркод и документът се изважда от оборот за няколко дни. Освен това около 80% от библиотечния фонд е разположен „на свободен достъп”. Несъзнателното или понякога съзнателно разместване на документите ги прави неоткриваеми както за персонала, така и за читателите. Ежедневното търсене и подреждане на този фонд изисква големи усилия и време на библиотекари и технически сътрудници. А те могат да се насочат към по-съществени дейности.

Библиотеката на НБУ е изключително посещавана. През 2005 г. заетите библиотечни документи възлизат на 78237. Ако добавим още толкова транзкции за връщане на съответните документи се получава внушителната сума от 167400 вчитания на баркод. Чувствителните скенери не винаги разпознават точно щрих кода. Необходима е само малка повреда или незначителна разлика в разпечатването, което води до забавяне при обслужване, тъй като кодът трябва да се набере ръчно. Допълнително забавяне при записването на документи за дома създава мястото на баркода в книгата. С цел да бъде предпазен от повреда се поставя на титулната страница. Библиотекарят трябва първо да отгърне на титула, за да въведе кода, а след това да прелисти и стигне до корицата за поставяне на дата за връщане. С цел постоянно следене движението на документите в библиотеката, всичко което се ползва в читалня също се записва, подобно на заемането за дома. Това предизвиква неудобство за читателите, защото отнема време и води до струпване на хора пред бюрото в читалната зала.

Провеждането на пълна или частична инвентаризация винаги е проблем. И той става още по-голям, когато библиотеката не затваря. При извършването на този процес номерът на всеки документ се въвежда чрез баркод скенер в модул на библиотечно-информационната система. Затова части от фондовете се преместват до най-близките компютри. Документите, които са в циркулация създават допълнителен проблем, тъй като за тях трябва да се разработи отделна процедура, която да гарантира включването им в процеса на инвентаризация.

Благодарение на интегрираната библиотечно-информационна система Q Series, още от 1999 г. библиотеката разполага със статистическа информация за ползването на библиотечните фондове. Но статистика за читателите не се поддържа съобразно нашите стандарти. Въпреки че читателските карти имат баркод, той служи само за въвеждане на номера на потребителя в библиотечната система, а статистиката се изработва ръчно.

Дефиниране на изисквания към идентификация на читатели и библиотечни документи
Като библиотека, ориентирана изцяло към своите читатели и постоянно усъвършенстваща сферата на обслужване, бе необходимо да се вземат решения за отстраняване на изложените по-горе проблеми. Дефинирани са няколко основни изисквания към идентификация на читатели и библиотечни документи:

  • читателите да се идентифицират самостоятелно;
  • картите да бъдат по-трайни;
  • развитие на допълнителни услуги за самостоятелно заемане и връщане на документи, с цел увеличаване капацитета на заемното бюро;
  • библиотечните документи да се записват по-бързо;
  • номерата на библиотечните документи да бъдат поставяни върху тях без грешки;
  • местонахождението на документите да бъде известно във всеки момент;
  • при инвентаризация да не се налага пренасяне на документи до компютър;
  • автоматично събиране и обработване на статистически данни за читатели и посещения.

След анализ на съществуващото състояние и съставяне на изисквания за идентифициране на читатели и документи се оказа, че RFID технологията е възможно решение на проблемите.

Планиране и изпълнение
Процесът на миграция от баркод към RFID идентификация е дълъг и трудоемък. За да се осигури плавна промяна бе разделен на три етапа:
1. Разработване и внедряване на система за регистрация и контрол на достъпа от 2005 г. до 2007 г.
2. Поставяне на RFID таг с чип върху всеки библиотечен документ от 2008 г. до 2010 г.
3. Внедряване на библиотечни услуги за самообслужване от 2011 г. до 2015 г.

 

Реализация на първи етап

В началото на 2005 г. започна разработване и внедряване на система за регистрация и контрол на достъпа. Тя се казва Libra, а разработчик е фирма Булсист. След изготвяне на техническо задание, последва период на разработване на софтуера. Тестовете се провеждат през лятото на 2005 г. и от началото на академичната 2005/2006 г. библиотеката започна автоматизирано издаване на читателски карти, базирани на RFID технологията. Софтуерът е интегриран с библиотечно-информационната система. След внедряването му времето за регистрация се съкрати чрез автоматично въвеждане на име, адрес и други данни едновременно в двете системи. Читателската карта се разпечатва върху пластмасова и веднага се предоставя на читателя. При интегрирането на двете софтуерни платформи възникват проблеми и това наложи създаване на нови читателски записи (с нови номера) за всички. През 2006 г. и 2007 г. е осъществена пълна подмяна на 10 000 записа и са преиздадени същото количество читателски карти с RFID. Монтираните безконтактни четци на входа и на други места в библиотеката събират допълнителна информация за движението на читателите, която се отразява в личните им записи в Libra. Вече не се налага поставянето на заверка върху картите. Удължаването на срока се извършва само в библиотечно-информационната система, която подава данни към Libra . По този начин безконтактните четци на входа пропускат само оторизирани потребители. Читателската карта е и вход към потребителското пространство в електронния каталог на библиотеката. В Libra е създаден допълнителен модул, осигуряващ възможност за извеждане на богат набор от статистически отчети, за читателите и посещенията съобразно българската практика.

ОщеМиграция от баркод към RFID идентификация

Библиосфера